政务公开

北京健康城市建设促进会档案印章证书保管制度

* 来源 : * 作者 : admin * 发表时间 : 2014/07/02 * 浏览 : 102
北京健康城市建设促进会
档案印章证书保管制度
第一章  总  则
 
第一条 为了加强本团体档案资料管理,充分发挥档案资料的作用,妥善保管证书和印章,根据《中华人民共和国档案法》、《会计档案管理办法》和证书印章管理的有关规定,结合本团体实际,制定本办法。
第二条 办公室为本团体档案资料具体管理部门,负责本办法的具体实施。
办公室应指定档案管理人员,做好档案资料的立卷、归档、保管、查阅和销毁等具体管理工作,确保档案资料妥善保管、有序存放、方便查阅,严防毁损、散失和泄密。
第三条 本团体档案资料分为文书档案资料、会计档案资料。文书档案资料、会计档案资料须按年度分别立卷、分类成册。
在工作中形成的各种有保存价值的资料,都应按照本办法立卷归档。
第四条 公文承办要保证文件的系统完整,办理完毕后或年度终了交文书人员归档。
会计年终了形成的会议档案,由会议人员按照归档要求,负责整理立卷,装订成册,编制会计档案清册。
第五条 本团体档案和证书应指定专人管理,严防毁损、遗失,确保万无一失。
 
第二章  档案的归档范围
 
第六条 文书档案的归档范围包括:上级机关印发、本团体制发或工作中形成的,具有查考价值的各种文件材料。
第七条 文书档案归档范围具体包括以下类别:
1、收、发文件;
2、会议文件、纪要、记录、领导讲话材料;
3、决定、规定、制度、办法、通报等;
4、工作计划、总结、调查材料;
5、预决算、统计报表;
6、合同、协议书;
7、任免、聘任、奖励、处分材料;
8、重要来信、来访材料;
9、大事记;
10、重要电报、电话记录。
第八条 会计档案的归档范围包括:会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业资料。
第九条 会计档案的具体归档范围是:
1、会计凭证类。包括原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证;
2、会计账簿类。包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿、其他会计账簿;
3、财务报告类。包括月、季、年度财务报告(含会计报表、附表、附注及文字说明)和其他财务报告;
4、其他类。包括银行存款余额调节表、银行对账单、其他应当保存的会计核算专业资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册。
 
第三章  档案的立卷要求
 
第十条 案卷质量总的要求是:遵循文件材料的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同价值,便于保管和利用。
第十一条 卷内文件材料应区别不同情况进行排列,密不可分的文件材料应依序排列在一起,即批复在前,请示在后;正件在前,附注在后;印件在前,定稿在后。
会计凭证类按会计凭证编号、月份先后次序分装成册;会计账簿类按年度成本;财务报告类、其他类按年度归类成册。
第十二条 卷内文件材料应按排列顺序,依次编写页号。单面书写的文件页号编写在右下角;双面书写的文件,正面页号编写在右下角,背面页号编写在左下角;拆叠后的图纸页号一律编写在右下角。
第十三条 按规定的格式逐项填写文件目录,填写的字迹要清楚,卷内文件目录放在卷首。
第十四条 卷内文件材料的情况说明,应逐项填写在备考表内。若无情况说明,也应将立卷人、检查人姓名和日期填上以示负责。备考表应置卷尾。
第十五条 案卷封面,填上本册内容所属时间、第几册数、共多少页数、保管期限和案卷号等。案卷封面应逐项用毛笔或钢笔书写,字迹要工整清晰。
第十六条 案卷装订。装订前,卷内文件材料要去掉金属物,对破坏的文件材料必须修复,字迹已扩散的应复制并原件一并立卷,传真件应保存其复印件。装订应采用线绳左侧穿孔装订法,做到整齐、牢固、便于保管和利用。
 
第四章  档案的保管期限、保管、移交、销毁
 
第十七条 档案的保管期限划分为永久、长期、短期三种。其中永久档案的保管时间为50年以上;长期档案的保管时间为15年;短期档案时间为5年。
凡记叙和反映本团体主要工作和活动的内容,需要长远利用和查考的文件材料及图表,保管期限定为永久;
凡在相当长的时间里,有利用、查考价值的文件材料及图表,保管期限定为长期;
凡在比较短的时间内需要查考和文件材料及图表,保管期限定为短期。
第十八条 档案保管的基本任务是:维护档案实体的秩序状态,使档案在存放和使用中始终有序;保护档案实体的理化状态,使其在存放和使用中不受或少受人为的或自然因素的损害,并延长其物质形体的自然寿命。
应经常保持档案的卫生、整洁、做好防尘、防潮、防虫、防丢失等安全和保密工作,做到收实相符。
第十九条 档案不得借出、不得携带出境。
如有特殊需要,会计文书档案经理事长或秘书长批准,可以提供查阅、摘抄、复印,并办理登记手续。查阅、摘抄、复印档案须由本团体档案管理人员陪同。
查阅、摘抄、复印人员应当做到:
1、严格遵守保密纪律;
2、不得擅自向他人传播档案内容;
3、不得翻阅、摘抄、复印与查阅内容无关的材料。
查阅档案时,严禁在档案上作涂改、圈划、抽换、批注、污损和折皱。发现上述情况应追究当事人责任。
第二十条 档案移交、销毁必须填写《四川省威远县教育基金会档案移交清册》。
认真履行移交、销毁手续。移交、销毁档案由理事长审批,秘书长监交、监销。
 
第五章印章、证书的保管和使用
 
第二十一条 印章证书由基金会办公室主任专人管理,妥善的存放在安全的地方。
印章的使用必须由理事长或秘书长签字同意后,方可盖章。
建立印章使用登记簿,由办公室主任登记,并请理事长或秘书长在此簿上签字。
第二十二条 根据证书管理和使用的有关规定,法人登记证书、税务登记证书挂在本团体对外办公的显着位置,其他证书和证书副本由办公室主任稳妥保管,确保万无一失。
若要对外使用证书,须经理事长或秘书长同意,并在外出使用证书申请上签字后,方可借出,并及时归还。
 
第六章  附  则
 
第二十三条 本办法由理事会负责解释。
第二十四条 本办法自2012年7月22日起执行。

链接

更多